事務職で働くメンバーの、一般的な1日のスケジュールを紹介します。
常駐先のお客様オフィスに、自宅から直接出社します。
メール・個人タスクを確認後、当日の業務の優先順位を決めてチーム内で共有し、業務を開始します。
ゼロインの常駐メンバーで毎週行う会議です。チーム内で、担当業務におけるみんなの良かったこと、気づいたこと、改善点などを共有します。
総務部で受け取った郵便物・宅配便を、社内の各部署に配達します。オフィス内を動き回るので足腰を使います。
オフィス内を巡回し、破損什器や不足備品がないかを確認します。文房具などの備品が不足している場合には、補充を行います。
新しく入社される方のために、パソコンのキッティング（設定作業）、入館証の作成、名刺の発注などを行います。入社される方が、初日から問題なく働けるように準備しておくのも、バックオフィスの大切な役割です。
自由にランチを食べます。お弁当を持参してみんなで食べる場合もあれば、近辺の美味しいお店に行くこともあります。
自分の席で、代表電話対応、備品発注、社員データ更新、請求書処理など、さまざまな業務を行います。月末月初のみに発生する業務や、健康診断など決まった時期のみに発生する季節業務もあるため、業務の発生スケジュールを確認しながら順次対応します。
全従業員対象のストレスチェックアンケートをメールで案内します。オフィス内での忘れ物やビル管理会社からの連絡などを広報することもあります。
担当業務の進捗や、残業の有無について、リーダーに報告します。
今日は残業がないので、常駐先から自宅に直帰します。
常駐先のお客様オフィスに、自宅から直接出社します。
メール・個人タスクを確認し、朝会の準備を行います。
毎日、ゼロインチームで朝会を行います。前日の業務進捗や当日の実施業務をチーム内で共有します。
契約書類に押印・捺印を行います。大切な書類のため、ミスが発生しないよう、ダブルチェックも行います。
契約書のPDF変換、ファイル整理を行い、契約書類をステータスや顧客ごとに管理します。
この日はゼロイン本社メンバーとオンラインランチ会を実施しました。
毎週実施されるチームのリーダーとの面談です。業務で抱えている悩みや不安について、リーダーに相談します。
午前中と同様、契約書類に押印・捺印を行います。月末月初には特に対応時間が多くなります。
営業担当の社員さんが使用する車両管理を行います。安全に営業活動に取り組めるよう、保険や車検の更新など、日々の管理業務が欠かせません。
新しく取引を開始した顧客情報をシステムに登録します。住所や電話番号など、顧客情報に誤りがないよう注意が必要です。既存顧客の情報更新も併せて行います。
備品の管理を行います。不足している備品は補充し、社内に在庫がない備品は発注しておきます。
顧客やパートナー企業に送る郵便物を取りまとめ、発送します。
担当業務の進捗や、残業の有無について、リーダーに報告します。
営業社員さんが作成した請求書に誤りがないか確認します。
繁忙期のため30分ほど残業を行い、帰宅します。
